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Organización de Eventos

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Organización de eventos


  • ORGANIZACIÓN, PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL EVENTO
    Manejo integral o parcial de eventos

    a) SERVICIOS PRE-EVENTO
    Planificación del evento junto con el Comité Organizador
    Elección de la fecha
    · Selección de la Sede
    · Definición de temas y disertantes
    · Cronograma de actividades académicas
    · Definir actividades sociales y protocolares
    • Negociación de contratos con la Sede, planes de pagos, servicios a prestar por el mismo

    Administración y desarrollo del programa científico y/o técnico
    • Redacción de cartas solicitando auspicios científicos y gubernamentales
    • Comunicación con disertantes, conferencistas e invitados especiales
    • Diagramación y producción de primer anuncio, afiche, segundo anuncio, programa preliminar, programa final, libro de resúmenes, etc.
    • Confección del formulario para recepción de resúmenes y trabajos libres
    • Recepción de resúmenes vía Internet o E-mail
    • Correspondencia con los autores confirmando recepción y resultado de los mismos
    • Comunicación con los evaluadores de los trabajos recepcionados
    • Preparación del libro y/o DVD de abstracts
    • Supervisión del correcto funcionamiento del programa y solución de eventuales problemas

     

    Mercadeo y servicios de RRPP
    · Lanzamiento del evento a través de conferencia de prensa, boletines electrónicos, cartas a las firmas nacionales,   colegas de la especialidad, organismos nacionales e internacionales.
    · Gestiones para obtener la Declaración de Interés Nacional y Turístico para nuestro país
    · Promoción a nivel nacional e internacional mediante viajes a otros congresos
    · Creación de un boletín electrónico con el diseño del congreso para lograr la mayor difusión por intermedio del   mailling a la base de datos.
    · Diseño de Imagen
    · Sitio Web
    · Folletos promocionales
    · Campañas de correo directo
    · Publicidad y entrevistas en prensa
    · Campañas de radio y TV.


    Servicios de Contabilidad y Finanzas

    · Presupuesto general del evento
    · Búsqueda de recursos financieros
    · Costos fijos y variables
    · Facturación y cobros de clientes
    · Administración de fondos
    · Preparación de reportes contables
    · Pago a proveedores


    Manejo de inscripciones y registros

    • Diseño de la ficha de inscripción
    • Recepción de inscripciones previas vía internet y en sede mediante sistemas informatizados
    · Control de inscripciones (registro en línea, atención a los participantes)
    · Procesos y sistemas del manejo y cobro de inscripciones
    · Identificación y acreditación
    · Invitación y control de asistencia
    · Producción de listados de invitados y participantes
    · Generación de reportes y estadísticas
    • Credenciales


    Servicio de patrocinios y recaudación de fondos

    Diseño de programas de patrocinio y recaudación de fondos
    · Construcción de base de datos de patrocinantes potenciales
    · Diseño y control del presupuesto para recaudar fondos
    · Acuerdo sobre responsabilidad y derechos de los patrocinantes
    · Comercialización y mercadeo del programa de patrocinios y recaudación de fondos
    · Exposición del material promocional
    · Atención y relaciones con los patrocinantes
    · Facturación y cobro
    · Reportes y estadísticas

     

    Organización de la exposición comercial
    • Confección de carpetas con folletería, planos, reglamentos de la exposición
    • Conexión con las Empresas relacionadas a la especialidad
    • Realización de contratos con los expositores, detallando planes de pagos, formas de participación
    • Comercialización del programa final, libro de resúmenes, actividades sociales, señalización, etc
    • Enlace con el personal para armado y desarmado de la misma
    • Elaboración de catálogo de la muestra y guía de expositores
    • Acreditación en sede de expositores
    • Armado y desarrollo de la exposición
    · Propuesta publicitaria para el sponsor
    · Diseño de plano de planta
    · Selección de lugar
    · Montaje y desmontaje de los mostradores para exhibiciones
    · Mercadeo y comercialización
    · Manejo financiero
    · Estadísticas

     

    Manejo de proveedores
    · Papelería:
    · Carpetas o bolsos, lapiceras, hojas membretadas, sobres
    · Afiches
    · Programa preliminar y final (oficial)
    · Solaperos, certificados, invitaciones
    · Carpetas o librillo para firmas comerciales
    · Página web
    · Salas, audio y proyecciones
    · Traductores o intérpretes
    · Contratación del personal protocolar
    · Armador de stands y cartelería
    · Fotografía y filmación
    · Gastronomía: almuerzos, cenas, cocktail, coffe breaks
    · Actividades sociales y/o protocolares
    · Arreglos florales o decoración especial
    · Espectáculos

     

    Administración de servicios turísticos al invitado y participante
    · Manejo logístico y estratégico del proceso completo de paquete para el evento
    · Negociaciones y contrataciones con hoteles
    · Atención de delegados y proceso de reservas y control de alojamiento
    · Servicio de asistencia y recepción de invitados en los hoteles seleccionados
    · Generación de reportes y estadísticas de alojamiento
    · Pasajes aéreos, Reservas y re-confirmaciones
    · Asesoría en la planificación y ejecución logística de viajes para grupos
    · Coordinación de viajes terrestres y aéreos
    · Soporte logístico para los viajes
    · Servicios de Hospitalidad
    · Traslados a aeropuertos y hoteles
    · Recepción en aeropuertos
    · Asistencia protocolar
    · City Tours

     

    SERVICIOS DE EVENTOS ESPECIALES Y SOCIALES 
    Asesoría en la creación y manejo de Eventos Especiales y Sociales.
    • Cenas
    • Almuerzos
    • Desayunos de trabajo
    • Cocktails
    • Noche de Gala
    • Cena de Clausura
    • Diseño, producción y entrega de invitaciones
    • Selección de lugar
    · Diseño del programa para entretenimiento
    · Servicios de catering
    · Servicios de atención al invitado
    · Coordinacion en sitio

     

    b) SERVICIOS DURANTE EL EVENTO
    • Supervisión de los servicios a brindar por la sede
    • Supervisión del armado de los diferentes salones
    • Señalización, decoración, panelería
    • Montaje de exposición comercial
    • Montaje de galería de pósters
    • Asistencia a los oradores invitados
    • Asistencia a los expositores
    • Entrega de materiales a los asistentes
    • Confección de estadísticas, listados e informes
    • Centro de Informes del Congreso
    • Acreditaciones
    · Control de ingresos
    · Secretaría y documentación durante el evento
    · Entrega de materiales: con la información pertinente al congreso y actividades sociales
    · Entrega de certificados a panelistas, conferencistas, autores de trabajos
    · Manejo y atención de salas
    · Atención a expositores
    · Operatividad y escenografia
    · Interpretación simultánea
    · Transporte
    · Seguridad
    · Prensa
    · Cobertura médica

     

    c) SERVICIOS POST-EVENTO
    · Desarme y entrega de salones
    · Reunión de evaluación
    · Informe final y su contenido
    · Agradecimientos